Designing and implementing a practical operating system for your clinic — call center intelligence, front desk productivity, patient follow-up automation, an operations academy, and an executive dashboard powered by AI. Diseño e implementación de un sistema operativo práctico para su clínica — inteligencia de call center, productividad del front desk, seguimiento automatizado de pacientes, academia de operaciones, y un dashboard ejecutivo con IA.
RheumWell is a strong, growing specialty practice — but the leadership team doesn't have the operational visibility to make daily, data-informed decisions. Six operational surfaces exist today as scattered activities, not as a system.
This proposal connects them — through dashboards, workflows, an operations academy, and an AI-enabled automation layer — into a single operating system your team opens every morning and knows exactly where capacity is being lost, which patients are slipping through, and where the next revenue dollar is hiding.
RheumWell es una práctica especializada, sólida y en crecimiento — pero al equipo de liderazgo le falta la visibilidad operativa para tomar decisiones diarias informadas por datos. Seis superficies operativas existen hoy como actividades dispersas, no como un sistema.
Esta propuesta las conecta — a través de dashboards, flujos, una academia de operaciones y una capa de automatización con IA — en un único sistema operativo que el equipo abre cada mañana y sabe exactamente dónde se está perdiendo capacidad, qué pacientes se están escapando y dónde está el próximo dólar de revenue.
Before proposing solutions, this is our shared map of where RheumWell operates today and where visibility is currently missing. Antes de proponer soluciones, este es nuestro mapa compartido de dónde opera RheumWell hoy y dónde falta visibilidad actualmente.
4 agents. No live visibility into calls received, abandoned rate, average handle time, connected time, availability, breaks, login/logout, or appointments generated per hour.
4 agentes. Sin visibilidad en vivo de llamadas recibidas, tasa de abandono, tiempo promedio de manejo, tiempo conectado, disponibilidad, breaks, login/logout, o citas generadas por hora.
3 people managing check-in, check-out, appointments, patient follow-up, prescriptions and refills, and next appointment scheduling. No standard for patients-per-doctor per day (target 18–20, current ~15).
3 personas manejando check-in, check-out, citas, seguimiento del paciente, recetas y refills, y agendamiento de próximas citas. Sin estándar para pacientes por doctor por día (meta 18–20, actual ~15).
Follow-up depends on staff memory. No systematic tracking of patients who don't return, missed follow-ups, or lifecycle stages after the first visit.
El seguimiento depende de la memoria del staff. No hay tracking sistemático de pacientes que no regresan, seguimientos perdidos, o etapas del ciclo de vida después de la primera visita.
Prescription pickup, refill due dates, and patient contact for refills are handled manually. No alerts. No completion tracking. Revenue and adherence risk.
La entrega de recetas, fechas de refill, y contacto con pacientes para refills se manejan manualmente. Sin alertas. Sin seguimiento de cumplimiento. Riesgo de revenue y adherencia.
No formal onboarding, SOPs, call scripts, QA process, escalation procedures, or documented role responsibilities. New hires learn by watching.
Sin onboarding formal, SOPs, scripts de llamada, proceso de QA, procedimientos de escalamiento, o responsabilidades de rol documentadas. Nuevos empleados aprenden observando.
Leadership has no single view answering "what happened in my operation yesterday?" — no unified KPI dashboard, no bottleneck alerts, no operational scorecard.
El equipo de liderazgo no tiene una vista única que responda "¿qué pasó en mi operación ayer?" — sin dashboard unificado de KPIs, sin alertas de cuellos de botella, sin scorecard operativo.
Not a collection of dashboards — a single operating system where measurement, workflow, documentation and AI reinforce each other. No es una colección de dashboards — es un solo sistema operativo donde la medición, los flujos, la documentación y la IA se refuerzan entre sí.
Real-time dashboards for call center, front desk, and executive view — with KPIs that trigger action, not just observation.
Dashboards en tiempo real para call center, front desk y vista ejecutiva — con KPIs que disparan acción, no solo observación.
Explicit workflows for the moments where revenue and patient outcomes are actually won or lost.
Flujos explícitos para los momentos donde el revenue y los resultados del paciente realmente se ganan o pierden.
The knowledge system that survives turnover: SOPs, scripts, QA rubrics, and role-based onboarding.
El sistema de conocimiento que sobrevive a la rotación: SOPs, scripts, rúbricas de QA y onboarding por rol.
Where AI removes repetitive load and creates operational leverage — carefully scoped, with clear data boundaries.
Donde la IA elimina carga repetitiva y crea apalancamiento operativo — cuidadosamente delimitado, con fronteras claras de datos.
Configuration, testing, employee training, launch, and 30-day post-launch optimization — the work that determines whether the system actually gets used.
Configuración, testing, entrenamiento del equipo, lanzamiento y 30 días de optimización post-lanzamiento — el trabajo que determina si el sistema realmente se usa.
Below is how work is delivered. Commercially it maps to two paths — see the Investment section: Discovery Only stops after Phase 1; Full Transformation runs Phases 1 & 2 together, then Continuous Care (Phase 3) begins post-launch. Abajo está cómo se entrega el trabajo. Comercialmente se traduce en dos caminos — ver la sección de Inversión: Solo Assessment Operativo termina después de la Fase 1; Transformación Completa corre las Fases 1 y 2 juntas, después el Cuidado Continuo (Fase 3) empieza post-lanzamiento.
A structured diagnostic across all six operational surfaces, ending in a documented future-state operating model and a technology/automation blueprint. You can stop here and still walk away with something useful.
Un diagnóstico estructurado a través de las seis superficies operativas, terminando en un modelo operativo futuro documentado y un blueprint de tecnología/automatización. Puede parar aquí y aún así irse con algo útil.
Build the full operating system — dashboards, workflows, SOPs, training, AI layer — configured to your existing tools, tested, and launched with your team.
Construir el sistema operativo completo — dashboards, flujos, SOPs, entrenamiento, capa de IA — configurado sobre sus herramientas existentes, probado y lanzado con su equipo.
A recurring cadence that keeps the system honest, iterates on what's working, and adds new automations as the operation matures. Up to 10 hours/month.
Una cadencia recurrente que mantiene el sistema honesto, itera sobre lo que funciona, y agrega nuevas automatizaciones a medida que la operación madura. Hasta 10 horas/mes.
Every figure below is sourced from published 2026 rate cards or industry directories. Links open the original source so you can verify the range yourself. Cada cifra abajo proviene de tarifas publicadas o directorios de industria 2026. Los enlaces abren la fuente original para que pueda verificar el rango usted mismo.
| ServiceServicio | Market range (US, 2026)Rango de mercado (US, 2026) | My standard rateMi tarifa estándar | This proposalEsta propuesta |
|---|---|---|---|
| Operational Assessment (3–4 wk)Assessment Operativo (3–4 sem) PYA Physician Practice Advisory · Coker Group Practice Consulting · Chartis Group Clinical Transformation · MedMan Practice Consulting · Healthcare Consultant Directory 2026 | Market rangeRango de mercado$10,000 – $25,000 | My standard rateMi tarifa estándar$8,500 | This proposalEsta propuesta$3,800 |
| Construcción del Sistema (12–14 wk)Construcción del Sistema (12–14 sem) Chartis Performance Transformation · Coker Performance Transformation · PYA Healthcare Strategy · Talkdesk Contact Center · Tebra (Kareo) PM · Trainual SOPs | Market rangeRango de mercado$40,000 – $60,000 | My standard rateMi tarifa estándar$28,000 | This proposalEsta propuesta$21,300 |
| Continuous Care / month (Months 4–6)Cuidado Continuo / mes (Meses 4–6) PYA Healthcare Advisory · Coker Interim Leadership · MedMan Embedded Admin · Consultant Retainer Guide 2026 | Market rangeRango de mercado$5,000 – $8,000 | My standard rateMi tarifa estándar$4,500 / mo | This proposalEsta propuesta$1,500 / mo |
| Change-request / out-of-scope hourChange-request / hora fuera de scope AI Automation Consulting 2026 · ConsultFees 2026 · Healthcare Consultant Directory 2026 | Market rangeRango de mercado$225 – $350 / hr | My standard rateMi tarifa estándar$200 / hr | This proposalEsta propuesta$150 / hr |
| Platform maintenance (Months 6–12)Mantenimiento plataforma (Meses 6–12) Light tier after the 3-month Continuous Care · continues year 2+ Tier ligero después del Cuidado Continuo · continúa año 2+ PYA Healthcare Advisory · MedMan Managed Services · Consultant Retainer Guide 2026 | Market rangeRango de mercado$5,000 – $8,000 | My standard rateMi tarifa estándar$1,000 / mo | This proposalEsta propuesta$500 / mo |
Choose the entry point that fits your commitment level. Continuous Care is required post-launch — because operating systems need maintenance, iteration and support to keep delivering value. Elija el punto de entrada según su nivel de compromiso. El Cuidado Continuo es requerido post-lanzamiento — porque los sistemas operativos necesitan mantenimiento, iteración y soporte para seguir generando valor.
Systems need maintenance, iteration and support to keep delivering value. Care starts after final delivery (Month 4) as part of a 1-year contract. After year 1, only platform maintenance and additional seats continue.
Los sistemas necesitan mantenimiento, iteración y soporte para seguir generando valor. El Care empieza después de la entrega final (Mes 4) como parte de un contrato de 1 año. Después del año 1, solo continúan cobros de mantenimiento y usuarios adicionales.
The full engagement is Assessment Operativo + Construcción del Sistema on a 1-year contract. Continuous Care runs Months 4–6 to lock in adoption. After Month 6, care drops to a light platform-maintenance tier until end of contract. After year 1: only platform maintenance and additional seats continue.
El engagement completo es Assessment Operativo + Construcción del Sistema con contrato de 1 año. El Cuidado Continuo corre en los Meses 4–6 para asegurar adopción. Después del Mes 6, el care baja a un tier ligero de mantenimiento de plataforma hasta fin del contrato. Después del año 1: solo continúan mantenimiento y usuarios adicionales.
Three simple steps to move from proposal to signed engagement.
Tres pasos simples para pasar de propuesta a engagement firmado.
30-minute call to walk through the proposal and answer any questions.
Llamada de 30 minutos para revisar la propuesta y responder cualquier pregunta.
Simple SOW signed by both parties. Includes an NDA (Non-Disclosure Agreement) and a BAA (Business Associate Agreement — required by HIPAA) if Protected Health Information (PHI) is in scope.
SOW simple firmado por ambas partes. Incluye un NDA (Acuerdo de Confidencialidad) y un BAA (Business Associate Agreement — requerido por HIPAA) si hay información protegida de pacientes (PHI) involucrada.
Phase 1 begins within one week of signing. First deliverables inside 10 days.
Fase 1 comienza dentro de una semana de firmar. Primeros entregables en 10 días.